Chuẩn bị một cuộc đàm phán có thể gói gọn trong một trang giấy với bảy mục: lợi ích của hai bên, các phương án có thể, phương án dự phòng của hai bên, tiêu chí khách quan, cách trao đổi, quan hệ, và cam kết muốn đạt được. Một trang là đủ để buộc mình nghĩ rõ, và đủ ngắn để mang theo, liếc lại giữa cuộc gặp. Phần lớn người đàm phán kém không phải vì ăn nói vụng mà vì chưa từng viết ra những điều này trước khi bước vào phòng.
Bảy yếu tố của Dự án Đàm phán Harvard
Năm 1995, Roger Fisher (đồng tác giả Getting to Yes) và Danny Ertel viết cuốn Getting Ready to Negotiate, một cuốn sổ tay thực hành dày bài tập. Họ đề xuất chuẩn bị theo bảy yếu tố, về sau thường được gọi là "khung bảy yếu tố" của Dự án Đàm phán Harvard.
| Yếu tố | Câu hỏi cần trả lời |
|---|---|
| Lợi ích | Hai bên thật sự cần gì, lo gì, ưu tiên gì? |
| Phương án | Có những cách nào đáp ứng được lợi ích của cả hai? |
| Phương án thay thế | Nếu không thoả thuận, mỗi bên sẽ làm gì? (BATNA) |
| Tính chính đáng | Tiêu chí khách quan nào giúp chọn giữa các phương án một cách công bằng? |
| Giao tiếp | Mình muốn nói điều gì, hỏi điều gì, lắng nghe điều gì? |
| Quan hệ | Mình muốn quan hệ với bên kia ra sao sau cuộc này? |
| Cam kết | Kết thúc buổi gặp, mình muốn có được cam kết cụ thể nào? |
Các bài khác trong chuyên mục này đã bàn từng khái niệm — BATNA, vùng thoả thuận, lợi ích và lập trường, nhượng bộ. Bài này ghép chúng lại thành một công cụ dùng được ngay.
Mẫu kế hoạch một trang
Chia trang giấy thành các ô như dưới. Mỗi ô chỉ ghi vài dòng, gạch đầu dòng, không viết văn.
| Ô | Ghi gì | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| 1. Mục đích | Một câu: cuộc gặp này để làm gì? | Viết quá chung chung ("đạt thoả thuận tốt") |
| 2. Lợi ích của mình | 3–5 lợi ích, đánh số theo thứ tự quan trọng | Viết lập trường thay vì lợi ích |
| 3. Lợi ích đoán của họ | 3–5 lợi ích, đánh dấu chỗ nào chỉ là đoán | Bỏ trống vì "không biết họ nghĩ gì" |
| 4. Các vấn đề trên bàn | Danh sách mọi thứ có thể bàn: giá, thời hạn, số lượng, bảo hành… | Chỉ ghi một vấn đề (giá) |
| 5. Phương án dự phòng | Của mình (đã kiểm chứng chưa?) và của họ (đoán) | Đánh giá phương án của mình quá lạc quan |
| 6. Ba con số | Mục tiêu · mức mở đầu · giá sàn, mỗi con số kèm một dòng căn cứ | Chỉ có giá sàn, không có mục tiêu |
| 7. Tiêu chí khách quan | Giá thị trường, báo giá khác, tiền lệ, quy định có thể viện dẫn | Không mang theo giấy tờ chứng minh |
| 8. Kho nhượng bộ | Những gì có thể nhường, cái nào rẻ với mình mà quý với họ | Không chuẩn bị, phải nghĩ ngay tại chỗ |
| 9. Câu hỏi sẽ hỏi | 3–5 câu hỏi mở để hiểu lợi ích và hoàn cảnh của họ | Chỉ chuẩn bị điều mình sẽ nói |
| 10. Cam kết mong muốn | Cuối buổi phải có gì: chữ ký, lịch gặp tiếp, bản nháp, một con số | Ra về mà không biết bước tiếp theo |
Ví dụ: hợp tác xã rau bàn hợp đồng với một chuỗi cửa hàng
Để thấy mẫu này hoạt động ra sao, hãy hình dung chị Lan, đại diện một hợp tác xã trồng rau, sắp gặp bộ phận thu mua của một chuỗi cửa hàng thực phẩm để bàn hợp đồng cung cấp rau cho một mùa. (Tình huống minh hoạ, không gắn với doanh nghiệp thật.)
- Mục đích: Có hợp đồng cung cấp đều đặn cho mùa tới, đủ để xã viên yên tâm xuống giống.
- Lợi ích của mình: (1) đầu ra ổn định cả mùa; (2) thanh toán đúng hạn; (3) giá đủ bù chi phí và có lãi; (4) được ghi tên hợp tác xã trên bao bì.
- Lợi ích đoán của họ: nguồn hàng ổn định, chất lượng đều; giấy chứng nhận an toàn thực phẩm; giao đúng giờ cho từng cửa hàng; giá cạnh tranh.
- Các vấn đề: giá, sản lượng mỗi tuần, lịch giao, tiêu chuẩn chất lượng, thời hạn thanh toán, xử lý hàng bị trả, nhãn mác.
- Phương án dự phòng: của mình — bán qua thương lái như mùa trước (giá thấp hơn, không ổn định) và một bếp ăn trường học đã hỏi mua một phần; của họ — mua từ hai nhà cung cấp khác, nhưng một trong hai từng giao trễ.
- Tiêu chí khách quan: giá bán buôn ở chợ đầu mối các tuần gần đây; chi phí sản xuất đã tính; chứng nhận chất lượng hợp tác xã đang có.
- Kho nhượng bộ: giao sớm hơn một giờ (dễ với mình vì thu hoạch từ sáng sớm, quý với họ vì kịp lên kệ); đóng gói theo quy cách của họ; chấp nhận kiểm tra mẫu định kỳ.
- Câu hỏi sẽ hỏi: "Vấn đề lớn nhất với nhà cung cấp hiện tại của anh chị là gì?", "Sản lượng có thay đổi theo mùa lễ không?", "Tiêu chí nào khiến một lô hàng bị trả lại?"
- Cam kết mong muốn: bản nháp hợp đồng có sản lượng và giá khung; hoặc ít nhất một đợt giao thử hai tuần.
Chú ý rằng câu hỏi thứ nhất của chị Lan nhắm thẳng vào điểm yếu trong phương án dự phòng của bên kia — nhà cung cấp hay giao trễ — mà không cần nói xấu ai. Nếu họ tự kể ra, chị biết mình nên nhấn vào sự đúng giờ.
Ba bài kiểm tra trước khi vào phòng
Đổi ghế
Đọc lại kế hoạch từ vị trí bên kia. Nếu mình là họ, mình có chấp nhận lời mở đầu này không? Mình sẽ phản bác điều gì? Viết ra hai ba phản bác có khả năng nhất và câu trả lời cho mỗi cái.
Giả định thất bại
Nhà tâm lý học Gary Klein đề xuất kỹ thuật "khám nghiệm trước" (pre-mortem), mô tả trên Harvard Business Review năm 2007: tưởng tượng kế hoạch đã thất bại, rồi hỏi "vì sao?". Áp dụng vào đàm phán: giả sử buổi gặp kết thúc không có gì, nguyên nhân có khả năng nhất là gì? Thường câu trả lời chỉ ra đúng chỗ mình chuẩn bị mỏng nhất.
Nói thành lời
Tập nói lời mở đầu và ba con số của mình thành tiếng, nếu được thì trước một người bạn đóng vai bên kia. Con số nói ra lần đầu thường run; lần thứ ba thì vững. Đặc biệt nên tập câu nói khi phải từ chối, vì đó là câu khó nói nhất trong lúc căng thẳng.
Trong và sau cuộc đàm phán
Kế hoạch không phải kịch bản để đọc thuộc. Khi bên kia đưa ra thông tin mới — một nhu cầu mình không đoán được, một phương án mình chưa nghĩ tới — hãy cập nhật ngay trên trang giấy. Nếu thông tin mới làm thay đổi phương án dự phòng hay giá sàn, xin tạm nghỉ để tính lại, đừng quyết ngay.
Sau buổi gặp, dành mười phút ghi lại: điều gì đã đúng như dự đoán, điều gì bất ngờ, mình nhượng bộ những gì và được gì, cam kết cuối cùng là gì. Gửi bên kia một bản tóm tắt bằng văn bản những điều đã thống nhất, để tránh mỗi bên nhớ một kiểu. Với hợp đồng có giá trị lớn, phần văn bản chính thức nên được người có chuyên môn pháp lý xem lại.
Góc nhìn hôm nay: thói quen một trang giấy
Việc chuẩn bị nghe có vẻ tốn công, nhưng khi đã quen, một trang kế hoạch cho cuộc thương lượng thường ngày chỉ mất mười lăm đến ba mươi phút. Cái lợi không chỉ là kết quả tốt hơn. Người đã chuẩn bị bình tĩnh hơn, ít bị chiêu trò lôi kéo hơn, và dễ nhận ra khi nào nên dừng. Sau vài lần, chính những trang giấy cũ trở thành tư liệu quý: đọc lại sẽ thấy mình hay đoán sai ở đâu.
Ngoài Getting Ready to Negotiate của Fisher và Ertel, cuốn Negotiation Genius (2007) của Deepak Malhotra và Max Bazerman cũng có phần chuẩn bị rất thực tế. Ai thích phân tích có cấu trúc hơn có thể tìm Negotiation Analysis (2002) của Howard Raiffa và cộng sự.
Câu hỏi thường gặp
Cần chuẩn bị gì trước một cuộc đàm phán?
Cần xác định lợi ích của hai bên, các vấn đề có thể bàn, phương án dự phòng của mỗi bên, ba con số gồm mục tiêu, mức mở đầu và giá sàn, tiêu chí khách quan, những gì có thể nhượng bộ, câu hỏi sẽ hỏi và cam kết muốn có cuối buổi.
Bảy yếu tố đàm phán của Harvard là gì?
Đó là lợi ích, phương án, phương án thay thế, tính chính đáng, giao tiếp, quan hệ và cam kết. Khung này được Roger Fisher và Danny Ertel trình bày trong cuốn Getting Ready to Negotiate năm 1995, dùng để chuẩn bị đàm phán một cách có hệ thống.
Kế hoạch đàm phán nên dài bao nhiêu?
Với phần lớn cuộc thương lượng, một trang là đủ: đủ dài để buộc mình nghĩ rõ từng yếu tố, đủ ngắn để mang theo và liếc lại giữa cuộc gặp. Hợp đồng lớn, nhiều bên thì cần thêm tài liệu phụ, nhưng vẫn nên có một trang tóm tắt.
Pre-mortem trong đàm phán là gì?
Là kỹ thuật do Gary Klein đề xuất: tưởng tượng cuộc đàm phán đã thất bại rồi tìm lý do vì sao. Cách này giúp phát hiện chỗ chuẩn bị còn yếu trước khi bước vào phòng, thay vì phát hiện khi đã muộn.
Sau buổi đàm phán nên làm gì?
Ghi lại điều gì đúng như dự đoán, điều gì bất ngờ, đã nhượng và được những gì. Gửi bên kia bản tóm tắt bằng văn bản những điểm đã thống nhất để tránh hiểu khác nhau. Với hợp đồng giá trị lớn, nên nhờ người có chuyên môn pháp lý xem lại văn bản chính thức.
