Mua số lượng lớn thường được chiết khấu vì nhà cung cấp tiết kiệm được chi phí trên mỗi đơn vị hàng — ít lần giao, ít lần đóng gói, sản xuất theo mẻ lớn — và vì đơn lớn giúp họ chắc đầu ra. Muốn xin chiết khấu tốt, người mua cần hiểu cái lợi đó nằm ở đâu, xin báo giá từ nhiều nơi, và đưa lên bàn cả những thứ ngoài giá như thời hạn thanh toán, lịch giao, đóng gói, bảo hành. Một cam kết mua đều đặn trong thời gian dài thường có giá trị với nhà cung cấp hơn một đơn hàng rất lớn mua một lần.
Vì sao nhà cung cấp chịu bớt khi bán nhiều
Hiểu lý do giúp bạn biết nên xin gì và xin đến đâu. Chiết khấu số lượng không phải lòng hảo tâm; nó phản ánh những khoản tiết kiệm thật của người bán:
- Chi phí cố định chia cho nhiều đơn vị hơn: một lần lên đơn, một lần chạy máy, một chuyến xe giao — chia cho nhiều hàng thì mỗi đơn vị rẻ đi.
- Giảm chi phí bán hàng: một khách lớn thay cho nhiều khách nhỏ nghĩa là ít công chào hàng, ít công chăm sóc.
- Dòng tiền và tồn kho: bán được lô lớn giúp nhà cung cấp giải phóng kho, thu tiền về.
- Sự chắc chắn: đơn hàng đều đặn giúp họ lên kế hoạch sản xuất, nhập nguyên liệu.
Nhìn vào danh sách này, có thể thấy bạn không nhất thiết phải mua thật nhiều trong một lần mới được giá tốt. Đôi khi giúp nhà cung cấp tiết kiệm ở những chỗ khác — tự đến lấy hàng, chấp nhận đóng gói đơn giản, thanh toán nhanh — cũng có giá trị tương đương.
Chuẩn bị trước khi hỏi giá
Biết rõ mình cần gì
Mô tả cụ thể: quy cách, chất lượng tối thiểu, số lượng mỗi lần, tần suất, thời hạn giao, nơi giao. Một yêu cầu càng rõ thì các báo giá càng so sánh được với nhau.
Xin báo giá từ nhiều nơi
Gửi cùng một yêu cầu cho ít nhất ba nhà cung cấp. Đây vừa là cách biết giá thị trường, vừa là cách tạo phương án dự phòng thật. Khi nói với nhà cung cấp "bên tôi đang xin báo giá ở vài nơi", bạn không đe doạ ai — chỉ nói một việc bình thường của người mua có trách nhiệm.
Tính tổng chi phí, không chỉ đơn giá
Đơn giá thấp nhất chưa chắc là rẻ nhất. Cần cộng cả phí vận chuyển, tỉ lệ hàng lỗi, thời gian chờ, chi phí lưu kho, hàng hết hạn phải bỏ đi. Giới quản lý mua hàng gọi đây là tổng chi phí sở hữu. Một nhà cung cấp đắt hơn chút nhưng giao đúng giờ, ít lỗi, có khi lại tiết kiệm hơn.
Phân loại món hàng: ma trận Kraljic
Năm 1983, Peter Kraljic đăng trên Harvard Business Review bài "Purchasing Must Become Supply Management", đề xuất phân loại hàng mua theo hai chiều: món hàng quan trọng đến đâu với mình, và rủi ro nguồn cung lớn đến đâu. Ma trận này, nay thường gọi là ma trận Kraljic, vẫn được dạy rộng rãi trong quản trị chuỗi cung ứng và áp dụng được cả cho cửa hàng nhỏ.
| Nhóm | Đặc điểm | Cách thương lượng hợp |
|---|---|---|
| Hàng đòn bẩy | Quan trọng với mình, nhiều nhà cung cấp | Xin nhiều báo giá, gom đơn, đàm phán giá mạnh |
| Hàng chiến lược | Quan trọng, ít nhà cung cấp thay thế | Xây quan hệ lâu dài, hợp đồng dài hạn, chia sẻ kế hoạch |
| Hàng nút thắt | Ít quan trọng về giá trị nhưng khó tìm nguồn | Ưu tiên chắc nguồn hơn giá, tìm thêm nguồn dự phòng |
| Hàng thông thường | Ít quan trọng, dễ mua | Đơn giản hoá việc mua, không tốn nhiều công đàm phán |
Ví dụ với một quán ăn: gạo và rau có nhiều nguồn, là hàng đòn bẩy. Một loại gia vị đặc biệt chỉ một nơi làm được, tạo nên hương vị riêng của quán, là hàng chiến lược — ép giá ở đây có thể làm mất nguồn. Khăn giấy, túi đựng là hàng thông thường; mất nhiều thời gian mặc cả với chúng là phí công.
Những thứ có thể đưa lên bàn ngoài đơn giá
| Điều khoản | Giá trị với người mua | Giá trị với nhà cung cấp |
|---|---|---|
| Thời hạn thanh toán | Trả chậm giúp dòng tiền thoải mái hơn | Trả sớm giúp họ quay vòng vốn — có thể đổi lấy chiết khấu |
| Lịch giao hàng | Giao nhiều lần nhỏ giúp đỡ tồn kho | Giao ít lần lớn giúp tiết kiệm vận chuyển |
| Cam kết thời gian | Giá ổn định trong một khoảng thời gian | Chắc đầu ra, dễ lên kế hoạch |
| Đóng gói | Bao bì đơn giản đủ dùng | Tiết kiệm chi phí bao bì |
| Bảo hành, đổi hàng lỗi | Giảm rủi ro | Chi phí thấp nếu hàng tốt |
| Hàng mẫu, giao thử | Kiểm chứng chất lượng trước khi cam kết lớn | Cơ hội có khách mới |
| Giới thiệu, ghi nguồn | Gần như không tốn gì | Quảng bá, uy tín |
Cách hiệu quả là tìm những điều khoản rẻ với mình nhưng quý với họ để đổi lấy những điều rẻ với họ nhưng quý với mình. Đây là chỗ một cuộc mặc cả giá thuần tuý trở thành một thoả thuận mà cả hai cùng được.
Cách nói khi xin chiết khấu
- Nêu số lượng và tần suất cụ thể: "Bên tôi cần khoảng chừng này mỗi tuần, đều đặn trong sáu tháng tới. Với mức đó, anh có bảng giá theo bậc không?"
- Hỏi về cấu trúc giá: "Nếu tôi tự đến lấy hàng thì giá thay đổi thế nào?", "Nếu thanh toán ngay khi nhận thì sao?" Những câu này giúp bạn biết khoản tiết kiệm nằm ở đâu.
- Đưa ra cam kết có điều kiện: "Nếu anh giữ mức này và giao đúng hẹn trong ba tháng đầu, tôi sẵn sàng ký tiếp cả năm."
- Không bịa số lượng: hứa mua nhiều để được giá rồi mua ít là cách nhanh nhất mất uy tín với nhà cung cấp, và lần sau họ sẽ báo giá cao hơn để phòng.
Gom đơn: khi một mình không đủ lớn
Hộ gia đình hay cửa hàng nhỏ thường không đủ số lượng để được giá sỉ. Gom đơn với nhau là cách phổ biến: các phụ huynh trong một lớp cùng đặt đồng phục hay sách, vài quán ăn trong một khu cùng lấy hàng từ một mối, các hộ trong một toà nhà cùng đặt nông sản từ một trang trại. Vài điều cần thống nhất trước khi gom:
- Ai là đầu mối liên hệ với nhà cung cấp, ai giữ tiền.
- Cách chia hàng, chia chi phí vận chuyển.
- Xử lý thế nào nếu có hàng lỗi hoặc một người rút lui.
- Ghi chép minh bạch để không ai phải nghi ngờ ai.
Gom đơn thành công giữ được giá tốt nhiều lần sau; gom đơn lộn xộn thường làm sứt mẻ quan hệ hàng xóm, phụ huynh hơn là khoản tiền tiết kiệm được.
Góc nhìn hôm nay: đừng mua nhiều chỉ vì rẻ
Bẫy lớn nhất của chiết khấu số lượng là mua nhiều hơn mức cần. Hàng tồn chiếm chỗ, giữ vốn, có thể hết hạn, lỗi thời hoặc hư hỏng. Một khoản chiết khấu chỉ có lợi khi số hàng mua thêm thật sự được dùng hết. Trước khi tăng số lượng để đạt bậc giá tốt hơn, hãy tính: phần mua thêm này sẽ dùng trong bao lâu, và nếu không dùng hết thì mất bao nhiêu.
Ai muốn đọc thêm về mua hàng có hệ thống có thể tìm bài gốc của Peter Kraljic (1983) hoặc các giáo trình nhập môn về quản trị chuỗi cung ứng. Với hợp đồng cung cấp dài hạn, giá trị lớn, nên nhờ người có chuyên môn pháp lý xem lại các điều khoản trước khi ký.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao mua số lượng lớn được giảm giá?
Vì nhà cung cấp tiết kiệm được chi phí trên mỗi đơn vị: ít lần giao hàng và đóng gói hơn, chi phí cố định chia cho nhiều hàng hơn, bớt công bán hàng và chắc đầu ra hơn. Chiết khấu là một phần khoản tiết kiệm đó được chia lại cho người mua.
Làm sao xin chiết khấu từ nhà cung cấp?
Nêu rõ số lượng và tần suất mua, xin báo giá từ nhiều nơi, hỏi về cấu trúc giá theo bậc, và đưa ra cam kết có điều kiện như mua đều đặn trong thời gian dài. Có thể đổi các điều khoản như thanh toán sớm hay tự lấy hàng để được giá tốt hơn.
Ngoài giá còn thương lượng được gì với nhà cung cấp?
Có thể bàn thời hạn thanh toán, lịch giao hàng, cam kết thời gian, đóng gói, bảo hành và đổi hàng lỗi, hàng mẫu hoặc giao thử. Hãy tìm những điều khoản rẻ với mình nhưng quý với họ để đổi lấy những điều có giá trị với mình.
Ma trận Kraljic là gì?
Là cách phân loại hàng mua do Peter Kraljic đề xuất năm 1983, dựa trên mức độ quan trọng của món hàng và rủi ro nguồn cung. Bốn nhóm là hàng đòn bẩy, hàng chiến lược, hàng nút thắt và hàng thông thường, mỗi nhóm cần một cách thương lượng khác nhau.
Gom đơn mua chung cần lưu ý gì?
Cần thống nhất trước ai là đầu mối liên hệ, ai giữ tiền, cách chia hàng và phí vận chuyển, và cách xử lý khi có hàng lỗi hay có người rút lui. Ghi chép minh bạch giúp giữ được quan hệ giữa những người cùng mua.
